বিজনেস সফটওয়্যার ও ইন্টারনাল টুলস

শুধু সফটওয়্যার কেনার সিদ্ধান্তদাতার সঙ্গে নয়, যাঁরা কাজ করেন তাঁদের নিয়ে প্রক্রিয়া লিখুন। কী তথ্য লাগে, কোথায় সিদ্ধান্ত হয় এবং ব্যতিক্রম কী কী তা দেখুন। সংশোধনের জন্য আবেদন ফেরত দেওয়া গেলে সেই ধাপ রাখুন। অনুমোদনকারী না থাকলে বিকল্প দায়িত্ব নির্ধারণ করুন। সাধারণ ব্যতিক্রম সামলাতে না পারলে সুন্দর dashboard থাকা সত্ত্বেও কাজ আবার ব্যক্তিগত মেসেজে চলে যাবে।

প্রথম ভার্সনে দরকারি তথ্য রাখুন: আবেদন নম্বর, আবেদনকারী, ধরন, ব্যাখ্যা, বর্তমান দায়িত্বশীল ব্যক্তি, স্ট্যাটাস ও সময়। গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্তের পরিবর্তনের ইতিহাস রাখুন। প্রয়োজন ছাড়া সংবেদনশীল দলিল আপলোড করবেন না। অ্যাপ থেকে ডাউনলোড করা ফাইলও নিরাপদে ব্যবহারের নিয়মের মধ্যে থাকতে হবে।

একটি টিমে পরীক্ষামূলক ব্যবহার করুন এবং আগের ও পরের সাধারণ কর্মসপ্তাহ তুলনা করুন। কত কাজ শেষ হয়েছে, কতবার একই তথ্য লিখতে হয়েছে এবং কোন ব্যতিক্রম আটকে আছে তা দেখুন। সফটওয়্যার ডেলিভারি হলেই সফলতা নয়; কর্মীরা কাজ শেষ করতে পারছেন এবং সরবরাহকারী বদলালেও তথ্য উদ্ধার করা যাচ্ছে কি না তা গুরুত্বপূর্ণ।